Pointtini: Organisaatiokaaviot kuvaavat vastuita, eivät toimintaa
En tiedä ajattelinko vai menikö fiilispohjalta: tapoin luontokappaleita taas turhaan. Väkivalta ei ollut kuitenkaan oikea ratkaisu kiukkua aiheuttaneeseen ongelmaani. Muurahaiset valtaavat ajoittain reitin mökillemme. Ja reitin ulko-ovelta keittiöön. Ja saunalle.
Muurahaisten yhteiskunnat ovat järjestäytyneitä tavalla, jota emme näe, emmekä täysin tunnekaan. Muurahaiset eivät ole esittäneet Powerpoint-esityksiä organisaatiokaavioistaan. Ainakaan niillä eivät toimi vanhat nyrkkisäännöt, että pomolla tulisi olla enimmillään alle kymmenen suoraa alaista. Muurahaisten maailmassa kaverit paikkaavat nopeasti, jos itse katoaa systeemistä pois. Vaikkapa mökinomistajan kengänpohjaan.
Ihmisten piirtämissä organisaatiokaavioissa on monta tasoa ja monta laatikkoa. Viestit kulkevat erityisen hyvin ylhäältä alas. Jotenkin myös alhaalta ylös. Ehkäpä myös laatikoista viereisiin laatikoihin. Mutta organisaatio on piirretty väärin! Onneksi meille kaikille.
Meillä on olemassa viralliset organisaatiokaaviot. Ne eivät kerro niinkään toiminnasta vaan enemmänkin vastuista. Virkamieskokemuksellani näen, että erityisesti isoissa organisaatioissa ja julkisella sektorilla usein ajatellaan enemmän vastuita kuin toimintaa. Voi olla perusteltua, että jotkut asiat eivät käynnisty tai etene, jos mandaatti ei ole selkeä. Yhteisiä rahoja käyttävät toimijat joutuvat olemaan tässä hyvin tarkkoja. Toisissa tilanteissa organisaatio takertuu kaavioihinsa, mutta se onkin vastuunpakoilua. Täydellistä vastausta ei ole.
Organisaatiolaatikot ovat liian rajattuja
Organisaatio ja sen jäsenet eivät pysy ahtaissa rajoissaan. Ihmiset viestivät toisilleen, harvemmin laatikoille. Tämä kommunikaatiosta syntyvä verkosto on monella tavalla todellisempi. Asiat syntyvät vaihdannassa, henkilöt jakavat tietoa, pyytävät jotain, kertovat tunteistaan, antavat käskyjä.
Sanojen ja ajatusten vaihtokaupassa suhteet tiivistyvät entisestään. Kiitollisuudenvelka tai muisto aiemmasta vaihtokaupasta vaikuttavat seuraavaan transaktioon. Kommunikaatioverkostot näyttävät, missä yhteydet tiivistyvät, ja missä ne katkeavat. (Sosiaalisen verkostojen analyysissä löydetään ja etsitään näitä yhteyksiä. Uusi katsaus verkostoanalyysiin ja -ohjelmistoihin arviointi mm. David Camacho ym. (2020): https://arxiv.org/pdf/2002.09485.pdf.)
Toiminnassa suhteet vahvistuvat tai heikkenevät, mikä on jälleen suuri ero perinteiseen kaaviopiirrokseen. Niissähän yksi viiva pyrkii kertomaan, että laatikoiden välillä on yhteys. Jos ei ole viivaa, niin sen kai pitäisi tarkoittaa, että ei ole yhteyttä. Onneksi menee taas väärin!
Ohessa esimerkkejä, milloin viestintä ei tavoita johdonmukaisesti organisaatiosi kaikkia kulmia:
- Sama osasto/alue toistuvasti puuttuu samaan asiaan
- Sama osasto/alue jää toistuvasti toiminnosta syrjään tai huomauttaa huonosta viestinkulusta
- Jonkun osaston henkilöt tuovat toistuvasti kokonaisuuteen sopimattomia tai ainoastaan itselleen sopivia seikkoja
- Esimiesten ja henkilöstön tai eri ryhmien välinen yhteistyö ei toimi sujuvasti etätyöskentelyssä, vaikka siinä ei ollut ongelmia ennen
Toisaalta ongelmia ratkovat usein viestinnän supersuorittajat, organisaatioiden sisäiset vaikuttajat. Kommunikaation solmukohdat ovat usein arvattavissa muodollisestakin hierarkiasta, mutta aktiivinen viestinvieminen edellyttää omaa panosta ja ominaisuuksia. Nämä influensserit eivät ole välttämättä yksilöitä, vaan ne voivat olla myös aktiivisten henkilöiden yksiköitä. Näistä menestystekijöistä lisää toisessa kirjoituksessani.
Viestintäverkostojen tutkiminen
Kaksi eri todellisuutta – organisaatio ja viestinnän verkosto – voivat toimia yhteen, mutta erot tulee tuntea ja ymmärtää.
Kommunikaatioverkostoja voidaan tutkia esimerkiksi kyselyillä tai selvittämällä automatisoidusti, mitä oikeasti tapahtuu. Ensin mainitussa henkilöiltä kysytään viestinnän kohteista tai sisällöistä. Osallistuminen on vapaaehtoista, ja näitä on tehty menestyksellä pitkään. Kyselyiden ongelmana on, että ihmisillä voi olla väärä käsitys omasta toiminnasta ja arviot ovat karkeita.
Toisaalta automatisoitu valvonta törmää yksityisyyden rajoihin. Maailmalta löytyy kuitenkin kaupallisia sovelluksia, jotka etsivät yhteyksiä sähköpostikommunikaatiosta tai jopa kävelyreiteistä konttorilla (lähde). Jälkimmäisten periaate on kuin koronasovelluksessa. Laitteet tietävät toistensa läheisyydestä mutta eivät välineen kantajan henkilöllisyyttä. Anonymiteetin suojaamiseen on löydetty ratkaisuja, mikä ei poista tunnetta kyttäävästä koneistosta.
Uusia lähestymistapoja kehitetään, myös yrityksessämme. Linkitin Oy analysoi viestinnän pulmapaikkoja ja supersuorituksia. Väitteemme on, että ongelma-alueita kartoittamalle sujuvoitamme organisaatioiden arkea. Se parantaa sekä työhyvinvointia että päätösten läpimenoaikoja.
Palataan vielä siihen muurahaispesään. Yksittäisen muurahaisen siirtämisessä ei ole mitään mieltä. Enkä pysty puuttumaan yksilöiden väliseen vuorovaikutukseen, koska en saa dataa muurahaisten keskinäisestä toiminnasta ja omakin kielitaitoni on huono. Helppoja keinoja ei siis ole, vaan on puututtava rakenteisiin, jotta niiden vuorovaikutus ja hierarkia siirtyvät mökistä kauemmaksi. Muurahaispesän siirto on siis mökillä tiedossa, Raid jää kaappiin.
