Tutkijat esittelevät löydöksiään laajasti Nature Human Behaviour -julkaisussa ja tuloksia on ruodittu myös muissa julkaisuissa.

The effects of remote work on collaboration among information workers

Keskeisiä tuloksia olivat havainnot siitä, että etätyön aika vahingoitti viestintää ja yhteistyötä työryhmissä ja sitä kautta työteho ja innovaatiokyky laskivat. Tuloksista nähdään myös, että työntekijät siirtyivät asynkroniseen, ei-reaaliaikaiseen, tapaan kommunikoida eli pikaviestimet ja sähköposti valtasivat alaa reaaliaikaiselta kommunikoinnilta puhelimessa, palavereissa ja videoneuvotteluissa. Yhteistyö puuroutui ja siiloutui ja yhteydet eri yksiköiden välillä heikkenivät.

Liittyvätkö nämä kaksi asiaa toisiinsa? Eli vähentääkö asynkroninen viestintä työtehoa ja luovuutta? 

Joku arveli tulosten johtuvan siitä, että Microsoftin työntekijät käyttävät työnantajansa tuotteita etätöissä (niinkuin me muutkin), mutta eiköhän kyseessä ole aika universaalit tulokset yleisellä tasolla. Onhan monessa tutkimuksessa jo aiemmin todistettu miten luovuus ja tehokkuus kukoistavat välittömässä vuorovaikutuksessa. Minkälaisia havaintoja tästä ovat muut tehneet?

Nyt suurin kysymys kuitenkin lienee, miten tilanteeseen saadaan sopiva korjausliike aikaiseksi? Kaikki eivät nimittäin ole palaamassa takaisin konttorille samaan neliapilaan tai co-working tilaan, puhumattakaan yhteisille työlounaille ja kahvitauoille. Osa on tästä eteenpäin edelleenkin Teams chatin, WhatsAppin, Slackin, Signalin tai muun vastaavan pikaviestimen tai sähköpostin päässä. Asynkronisesti. Tutkijoiden arvion mukaan hybridityö parantaa tilannetta, mutta ei poista viestinnän haasteita. 

Kyllä kai luonnollisin ratkaisu on se, että jatkossa pyritään saamaan porukat kasaan aina silloin tällöin. Pidetään niitä tiimipalavereja ja tiimiytymispäiviä ja jonain päivänä jopa niitä isompia, koko firman tilaisuuksia. Livenä!

Entä miten Linkitin voi auttaa? Linkitin Pulsen avulla voidaan mitata ja analysoida miltä tiedonkulku organisaatiossa näyttää. Voimme osoittaa miten tieto liikkuu yksiköiden välillä tai onko tiedonkulun ulkopuolelle jääneitä siiloja. Milloin aloitetaan?

Mikko

Bongattu Angel Listin uutiskirjeestä
Nature Human Behaviour (https://www.nature.com/articles/s41562-021-01196-4)
GeekWire (https://www.geekwire.com/2021/study-microsoft-employees-shows-remote-work-puts-productivity-innovation-risk/)
The Register (https://www.theregister.com/2021/09/09/microsoft_crossteam_conversations) ja Slashdot (https://it.slashdot.org/story/21/09/12/0234249/study-of-61000-microsoft-employees-finds-remote-work-threatened-productivity-and-innovation). 

Kuva: Allekirjoittanut

The post Viestintä ja yhteistyö muuttui etätöissä – ja sillä on vaikutuksensa appeared first on Linkitin Oy.

Yhdysvaltain presidentinvaaleissa vanhoja valheita on lähdetty kierrättämään. Edellisen kampanjoinnin aikana 2016 ihmisiä kiihdytti valetehtaiden Pizzagate-tarinointi, joka näyttää lähteneen uusille kierroksille. Alkuperäisessä huhussa yhdistettiin Hillary Clintonin kampanjajohtaja ja Clinton itse väitteisiin lapsiseksiringistä. Tämä infodemia sai jatkoa vuonna 2020 vaaleissa. Puoluepolitiikka jäi vähemmälle vähemmälle, mutta pelko pahantahtoisesta eliitistä korostui entisestään.

Tarina kumottiin monta kertaa, mutta viruksen lailla se muuntuneena jatkaa toimimistaan. Saammeko jossain vaiheessa laumasuojan infodemiaa vastaan, löytyykö siihen rokotetta, vai onko meidän pyrittävä olemaan tarpeeksi vahvoja vain kestämään näitä? Pohdin seuraavassa kutakin näistä.

Infodemian laumasuoja

Ihminen voi saada parantuessaan samalla vastustuskyvyn tautiin, ainakin joksikin aikaa. Tällainen henkilö ei myöskään tartuta muita. Riittävän monen saatua vastustuskyvyn pöpöt eivät enää löydä riittävän monia kohteita. Tauti itsessään kuolee pois.

Mitä tämä voisi olla infodemiassa? Laumasuojan onnistuminen on erittäin epävarmaa, jos pyritään torjumaan valeuutisten vahinkoja. Tavoitetilassa kuitenkin riittävän moni ihminen ymmärtää informaation jakelukanavien luonteen ja tiedotusvälineiden erot. Ajan kuluessa valeuutisten lukijat pohtivat riittävän tarkasti ennen kuin jakavat harhaisia tarinoita eteenpäin. Disinfo ei löydä uutta isäntäeläintä. Ennen kuin olemme siinä vaiheessa, moni on tullut johdetuksi harhaan ja vienyt muita mukanaan. Laumasuoja ei myöskään välttämättä koskaan synny, koska tauti itsessään heikentää koko informaatioympäristöä.  Vertauksena tauti ei ainoastaan sairastuta ihmistä vaan myrkyttää myös ympäristön missä ihminen on.

Infodemiaan rokote

Yleensä rokotteet tarjoavat immuniteetin niin, että elimistön oma puolustusjärjestelmä pystyy tuhoamaan taudin.

Minkälainen voisi olla rokote, kun taltutetaan infodemia? Disinformaation havaitseminen ja torjunta voi vaikuttaa helpolta, koska mehän näemme ja kuulemme myrkyttävät valheet, toisin kuin pienen pöpöt. Mutta onko tässä rokotteen löytyminen yhtä vaikeaa kuin syöpärokotteen keksiminen? Syykin voi olla sama: informaatio, disinformaatio ja keinot niiden välittämiseen muuttuvat koko ajan. Deep fake tekee huijauksen havaitsemisesta yhä vaikeampaa. Taitava manipulointi myös muuntuu kuten mutatoituva virus. Infodemiarokotteen löytymistä haittaa myös se, että tartunnan alkulähteenä on älykkäitä toimijoita. He keksivät koko ajan uusia keinoja pitääkseen tautinsa tuntemattomana.

Vaikka pysyvää rokotetta ei löydy, niin ongelmaan on ratkaisuja. Valheellisten huhujen tappamiseen auttaa ymmärrys isosta kuvasta. Faktapohjainen narratiivi tai kehyskertomus tukee, kun infoympäristöön satelee kummallisia harhatarinoita.  Narratiivi tiivistää organisaation tai yhteiskunnan perusolemuksen. Se on totta ja tunnetta.

Joissakin maissa on pystytty puristamaan jopa kansallinen tarina pariin lauseeseen. Virolaisten e-Estonia kertoo sanalla, minkälainen maa haluaa olla. Muiden valtioiden on ollut vaikea päästä samaan, kun kansalaisilla on erilaisia näkemyksiä.

Yhteen lauseeseen tiivistetty narratiivi on harvinainen. Helpommin kehyskertomus rakentuu arjen työssä ja toiminnassa. Vahvistamme siten omalle hyvällä tekemisellä uskoa tulevaisuuteen, ja tämä osaltaan rokottaa valheita vastaan. Esimerkkinä tästä on valtioneuvoston Suomi toimii -hanke. Kampanja on näyttänyt, kuinka erilaiset suomalaiset ovat pärjänneet tautitilanteessa. Kampanja on pyrkinyt vahvistamaan ihmisten uskoa oman elämän hallintaan, luottamusta heille tärkeisiin yhteisöihin. Tätä kautta ehkä vahvistuu käsitys, että tästäkin kriisistä maamme nousee. Pohjavireeltään myönteinen ja aina rehellinen kertomus ei ehkä ole rokote, mutta se voi olla kuin desinfioiva ja suojaava pesu valheitakin vastaan.

Yritystasolla on ollut vaikea vahvistaa omaa tekemisen tarinaa.  Yhteisöllisyys on ollut yrityksissä koetuksella. Työn tekeminen ja siihen liittyvät oheistoiminnot ovat muuttuneet heilläkin, joilla työtä on. Yhteiset kahvi- ja pikkujoulutilaisuudet ovat muuttuneet Teams-palaveroinniksi, mikä jättää työntekijät enemmän yksin aiempaa enemmän.

Infodemia – enemmän resilienssiä ja palautumiskykyä

Tauteja on monenlaisia, toiset ovat pieniä vaivoja, toiset vaativat eriasteista hoitoa ja jotkut vievät kuolemaan. Vaivoja ja tarttuvuutta tulisi lieventää, petipaikkojakin tulisi olla riittävästi ja koko yhteiskunnan tulisi silti toimia. Taudin hellittäessä meidän tulisi päästä kriisistä ulos vahvempina kuin sinne mentiin.

Mutta jos kyseessä on infodemia? Jos valekampanja iskee yhteiskuntaan tai organisaation, sen vaikutukset tulisi saada pidettyä kurissa. Se edellyttää omalta toiminnalta uskottavuutta ja ripeitä toimia, jos jossain menee vikaan. Mikäli informaatioympäristössä lentää valheita, niin pahimpiin on puututtava. Pikkuasioihin ei kannata takertua, mutta tulee arvioida, mitkä väärät väitteet sietävät oikaisua. Infodemia hidastuu, kun oma toiminta on nopeaa, läpinäkyvää ja johdonmukaista.

Usein yritykset tässä onnistuvatkin. Mutta jälleen kerran etätyö ja monessa paikassa toimiminen tuovat lisävaikeutta. Pystyykö johdon viesti tavoittamaan oman henkilöstön, joka pystyisi olemaan viestin kaiuttajana?

Joskus infodemia voi aiheuttaa laajojakin tuhoja. Pizzagate ja lukuisat muut valekampanjat kärjistivät ja kurjistivat poliittista keskustelua, ja olivat osaltaan vaikuttamassa vaalitulokseen. Asioista varmasti olisi ollut riittävästi riitelemistä, mutta pikavoittojen disinformaatio aiheutti järjestelmätason vahinkoja. Disinformaation resilienssiä ja palautumiskykyä voidaan silti saada parannettua.

Töissäni Turvallisuuskomitean sihteeristössä puhuimme poikkihallinnollisen ja -yhteiskunnallisen yhteistyön puolesta ja toteutimme osaltaan sitä. Suomessa tämä on tietysti etuoikeutettua, kun kaikki ymmärrämme, että yhteistyö on hyvästä ja siilot ovat huonosta. Joskus kuitenkin naivit totuudet ovat hyvä lähtökohta onnistuville yleistyksille. Tältä pohjalta kuitenkin uskallan sanoa, että toisen – kuinka erilainen onkaan – kuunteleminen ja yhteisten arvojen etsiminen saavat pidettyä osapuolet saman pöydän ääressä. Tämä pitää paikkansa oli kysymyksessä oleva organisaatio sitten perhe, yritys, valtio, Yhdistyneet kansakunnat tai jotain muuta. Keskusteluyhteyden vahvistaminen parantaa resilienssiä ja palautumiskykyä infodemiaa vastaan.

Lähteitä:

https://valtioneuvosto.fi/suomitoimii

https://suomitoimii.fi/

https://www.esquire.com/news-politics/news/a51268/what-is-pizzagate/

https://www.politifact.com/article/2016/dec/05/how-pizzagate-went-fake-news-real-problem-dc-busin/

https://en.wikipedia.org/wiki/Pizzagate_conspiracy_theory

https://fi.wikipedia.org/wiki/Aktiivinen_immunisointi

The post Pizzagate, infodemia, rokote ja palautumiskyky appeared first on Linkitin Oy.

Eräässä kyberturvallisuuteen liittyvässä harjoituksessa saimme aikaan vain aika huonon puhelinluettelon. Ne pari muuta yhteistä suoritetta olivat vieläkin keskeneräisempiä. Olimme harjoitukseen erittäin tyytyväisiä – ja syystä!

Puhelinluettelo lähti yhdistämään teemaan liittyviä toimijoita. Verkostomme alkoi muuttua näkyväksi. Eri tahot ja vastuut eivät olleet vain yksittäisiä post it -lappuja aivoissamme, vaan tiedonpalaset yhdistyivät jaetuksi yhteiseksi verkostoksi.

Luetteloon tuli henkilöitä, jotka edustivat organisaatioidensa eri haarakkeita. Siellä he pystyisivät viemään eteenpäin ongelmia korjaavia toimia. Harjoituksessa – tai oikeassa tilanteessa – tilannetta pystytään korjaamaan rivakammin, kun tiedetään kehen otetaan yhteyttä ja mitä silloin sanotaan.

Ihmiset, prosessit ja teknologia ovat kyberturvallisuuden osia, turvallisuuskoneiston rattaita. Nämä osat eivät ole erillisiä osia, mutta niiden yhteistoiminta ei myöskään synny itsestään. Päinvastoin, näissä rattaissa voi olla kitkaa, jota (sisäinen) viestintä voi vähentää. Käyn rattaita läpi seuraavissa kappaleissa.

Viestinnän ytimessä on kommunikointi ihmisten välillä. Aiemmassa esimerkissä yhden organisaation henkilö soittaa toiselle. Kyberturvallisuudessa vaikeuksia aiheuttaa, jos teknisellä tiedolla tukahdutetaan vastaanottaja. Ammattiryhmien eri slangi ja englannista väännetyt uussanat vaikeuttavat ymmärtämistä. Monesti unohtuu, että kuulijana ei olekaan samaan piiriin kuuluva henkilö. Esimerkkejä kielimuureista löytyy tekniikan asiantuntijoiden ja liiketoimintajohdon väliltä, mutta jakolinjoja löytyy paljon enemmän. Useasti kuitenkin näyttää siltä, että tekniikan ekspertit ovat ainakin se toinen osapuoli. Ellei molemmat. Harjoittelu, henkilökohtainen kokemus ja yhteyshenkilöiden käyttö vähentävät tulkintaongelmia. Kyberuhkien jatkuva muuntautuminen toisaalta lisäävät niitä.

Viestinnän merkitys näkyy myös kyberturvallisuusprosesseissa. Esimerkiksi GDPR määrittää monella tavalla oikeita toimintatapoja. Vaikka lainsäädäntö ei toimintaa rajaisi, prosessit halutaan pitää ryhdissä. Toimiakseen prosessien itsensä tulee olla selkeitä, kaikille jo aiemmin kerrottuja ja harjoitettuja. Kassakaappiin piilotettu suunnitelma ei ehdi hädän hetkellä kätköstään kentälle.

Kyberuhkat moninaistuvat teknologiamyllerryksessä, mikä voi heittää vanhat prosessit ja toimintamallit sekä käytännölliset viitekehykset roskakoriin ajastaan jälkeenjääneinä. Toisaalta, jos vanhoihin toimintatapoihin vain lisätään uusia palasia, niin ovatko ne enää tehokkaita. Jos prosessit ovat monimutkaisia ja moniselitteisiä, niin ne pysäyttävät toiminnan tai pistävät ihmiset juoksemaan eri suuntiin. Prosessista on siis voitava kommunikoida, ja sen on otettava huomioon kommunikaatio työkaluna. Esimerkkinä selkeästi ja aikaa kestävästä varautumisen viitekehyksestä on yhteiskunnan turvallisuusstrategia.

Viestijöinä ihmiset ja koneet

Rattaista kolmas, teknologia, on myös sidoksissa viestintään. Teknologia on kyberturvallisuuden perusta, ja se on myös tehokkaan, paikkarajat ylittävän viestinnän edellytys. Työkalujen kehittämisessä on huomioitava ihmisten rajoitteet. Esimerkiksi valvomoiden tai tilannekuvan kehittämisessä on pohdittava, kuinka asiantuntija käsittää näkemänsä.

Teknologian kehityksen vuoksi viestintä on yhä useammin koneiden keskinäistä toimintaa, mikä ei sekään poista riskiä siitä, että tärkeät ja oikeat sanomat eivät päädy oikeisiin paikkoihin. Jouni Pöyhönen väitöskirjassaan (2020) esittää tiedonjakamista kyberturvallisuuden johtamista käsittelevässä väitöksessään: ”Osa sairaalan datasta on pirstaloitunut erillisiin järjestelmiin, mikä luo haasteita sen keskitettyyn jakamiseen tai analysointiin. Toisaalta osa tietolähteistä, kuten potilas-, ja perimätietojärjestelmät muodostavat jo lähtökohdiltaan yhtenäisen data-alustan… Toimintaan kytkeytyvät myös kyberturvallisuuden kyvykkyydet, ihmiset, prosessit ja teknologiat, ja niiden toiminnan kehittäminen osana sairaalan turvallista toimintaa.”

Viestinnällä on siis suuri merkitys kyberturvallisuuden peruselementtien – ihminen, prosessit, teknologia – sisällä ja niiden välillä. Viestintä on kaikkialla, mutta harvemmin kuskin paikalla.

Viestintään liittyviä kyberin hallinnan ongelmia ja korjaustoimenpiteitä:

1. Ammattikielten erilaisuus vaikeuttaa ymmärtämistä – harjoittelu, henkilökohtainen kokemus, käyttäminen yhteyshenkilöitä
2. Etätyöskentely tai muut toimintatavat vaikeuttavat kommunikointia / viesti ei mene perille – sisäisen viestinnän analyysi ja tulosten perusteella toimenpiteet
3. Lainsäädännön ja muiden normien vaikutus prosesseihin
4. Kyberturvallisuuskulttuurin ongelmat – asian merkityksestä kertominen ja korjaaminen lähtee ylimmästä johdosta
5. Kassakaappisuunnitelmat eivät ole tiedossa – harjoitellaan ja tehdään normaaleista prosesseista jo turvallisempia
6. Prosessit ovat monimutkaisia – harjoitellaan, prosesseja päivitetään säännöllisesti ja hyödynnetään ulkopuolisia tekijöitä ja lukijoita
7. Prosessit vanhenevat – prosesseja päivitetään ja käytetään yleisempiä, sopeutuvaisempia viitekehyksiä
8. Viestintäteknologia ei ole käyttäjäystävällistä – suunnittelun tulisi olla monitieteistä ja käyttäjäkunnan osallistavaa
9. Koneiden välinen viestintä on sirpaloitunutta, muuttuvaa ja monimuotoista – turvallinen tuotanto ohjelmoinnissa

Lähetä palautetta (antti.sillanpaa@linkitin.fi), niin pidennetään listaa yhdessä.

Lisää aiheesta tai sen liepeiltä:

Jouni Pöyhönen 2020: Kyberturvallisuuden johtaminen ja kehittäminen osana kriittisen infrastruktuurin organisaation toimintaa

https://jyx.jyu.fi/handle/123456789/71395

https://turvallisuuskomitea.fi/yhteiskunnan-turvallisuusstrategia/

https://www.computerweekly.com/opinion/Security-Think-Tank-Communication-processes-and-tech-a-new-beginning-for-security

https://www.cfo.com/cyber-security-technology/2019/08/overcoming-cybersecurity-communications-barriers/

https://securityintelligence.com/these-four-communication-tips-could-improve-your-cybersecurity-reporting/ https://www.cyberwatchfinland.fi/

The post Viestintä voitelee kyberturvallisuuden rattaita appeared first on Linkitin Oy.