Vuonna 1986 avaruussukkula Challenger räjähti miljoonien televisiokatsojien ääressä. Seitsemän astronauttia menehtyi ja seisautti avaruusohjelman. Onnettomuuden välitön syy oli polttoaineen vuotaminen huonosta tiiviisteestä. Oli aiemmin tiedossa, että pakkaspäivinä tiiviste ei toiminut varmasti. Mutta varsinainen syy oli organisaatiossa, tiiviissä konsensusporukassa.

Ryhmäajattelu (groupthink) on käsite, jota amerikkalainen sosiaalipsykologi Irving Janis kehitti tutkittuaan maansa karvaita virheitä: NASAn onnettomuudet, Pearl Harbor, presidentti Kennedyn toimet Sikojenlahden maihinnousussa, presidentti Johnsonin Vietnamin sodan eskalaatio…

Janis näki, että kriittinen ajattelu vaientuu ryhmäpaineessa. Tilanteen muuttuessa (sukkulan tapauksessa säätilan vaihtelu) jäsenet mukautuivat. Rutiininomainen päätöksenteko jatkui. Ryhmäajattelussa veneen keikuttaminen ei ole sopivaa, ei kenenkään mielestä. Challengerin tapauksessa itsesensuuri hiljensi ongelmat tiedostaneen insinöörin. George McDonald ei rohjennut jämäkästi ehdottaa laukaisun peruuttamista, vaikka hän niin ajattelikin. Hän ei kääntänyt tuhoon vievää tapahtumien kulkua vaan löysäili puheissaan.

Ryhmäajattelu ja etätyö

Koronan aiheuttama uusi tilanne muuttaa yhteisöllisyyttä. Päätöksiin sitouttaminen on vaikeampaa, kun kasvotusten neuvotteleminen on jäänyt. Poikkeukselliset ajat ovat suosineet neuvonpitoa lähimpien ryhmäläisten kanssa. Saman olemme huomanneet, kun olemme testanneet Linkitin sisäisen viestinnän sovellusta. Keskustelun sisäpiirin etääntyminen organisaation laidoilta asettaa johdon vaikeaan paikkaan. Etätyöaikana hallinnon välisiä siiloja on vaikeampi ylittää, mikä estää yhteisten tekemisen tapojen syntymistä.

Mutta antaako etätyö paremman mahdollisuuden kriittisille äänille? Ei mielestäni. Vaikka painetta mukautumiseen olisikin vähemmän, niin aktiivisia kuuntelijoitakin on vähemmän. Kritiikin arvostaminen edellyttää toimivaa ryhmää. Muuten huutelija on yksin erämaassa, vaikutus on nolla, kukaan ei kuule, vaikka melua syntyy.

Hyvin toimivaa ryhmää tarvitaan siis aina, ja tietoa sen toiminnasta. Linkitin viestintäkysely arvioi keskustelua organisaatioissa. (Meillä on keväällä 2021 vielä mahdollisuuksia pilot-asiakkaille edullisia testausmahdollisuuksia, ota yhteyttä.) Yhteisöllisyyttä tarvitaan, jotta poikkeavatkin äänet saadaan kuuluviin.

Ryhmän monipuolistaminen

Ongelmia tulee tarkastella eri näkökulmista. Tilannetta voi verrata siihen, kuinka ihminen voi taskulampulla kartoittaa pimeässä olevan mäen. Yhdellä taskulampulla ei paljoa näe, useamman ihmisen taskulamput auttavat. On myös parempi, että kukkulaa valaistaan eri suunnista. Tiedon on kuljettava valaisijoiden kesken, mikä etäaikoina on aiempaa hankalempaa.

Ongelman valaisemisen eri suunnat voivat tarkoittaa ihmisiä eri lähtökohdista tai taustoista. Esimerkiksi erilaiset kiintiöt voivat parantaa tilannetta. Mutta mielestäni ongelma on silti vaikeampi. Organisaation on varmistettava, että ajattelu on monipuolista. Ei ainoastaan, että osallistuvien henkilöiden historia on erilainen.

Rakentavan keskustelun tukeminen on organisaation johdon ja henkilöstön taiteilua. Kritiikki ei ole tavoite vaan keino. Rakentavan kritiikin tehtävä ei ole pysäyttää organisaation toimintaa. Lopulta sen tarkoituksena on auttaa kokonaisuutta, vaikka se joskus edellyttäisi tehtävän keskeyttämistä.

Antti Sillanpää

Lisää aiheesta:

https://fi.wikipedia.org/wiki/Ryhm%C3%A4ajattelu

Janis, I.. (1972). Victims of groupthink; a psychological study of foreign-policy decisions and fiascoes. Boston: Houghton, Mifflin.

Janis, I. (1982). Groupthink: psychological studies of policy decisions and fiascoes. Boston: Houghton Mifflin.

Janis, I. (1989). Crucial decisions: leadership in policymaking and crisis management. New York: Free Press.

Janis, I. (1991). Groupthink, A First Look at Communication Theory, E. Griffin (toim.) (s. 235 – 246). New York: McGrawHill

https://www.coursehero.com/file/28866516/griffin-groupthink-challengerpdf/

https://williamwolff.org/wp-content/uploads/2016/01/griffin-groupthink-challenger.pdf

Allison, Graham; Zelikow, Philip (1999). Essence of Decision: Explaining the Cuban Missile Crisis, 2ed. Longman. https://www.amazon.com/Essence-Decision-Explaining-Missile-Crisis/dp/0321013492

https://donforsythgroups.wordpress.com/2020/04/19/protesting-covid-19-quarantining-mob-mentality-or-groupthink/

https://www.vox.com/recode/22331447/10-ways-office-work-pandemic-future-remote-work

https://www.researchgate.net/publication/344307850_What_has_changed_The_Impact_of_Covid_Pandemic_on_the_Technology_and_Innovation_Management_Research

https://europepmc.org/article/MED/33679543

Photo by NASA on Unsplash

The post Porukassa tyhmyys tiivistyy – entä etäporukassa? appeared first on Linkitin Oy.

Kävimme aikoinaan työyhteisössä päivittäin läpi edellisen päivän suoritukset. Toiminnan laatu edellytti nopeaa palautetta ja toisaalta palautumista. Paikallaolijat kertoivat mielipiteensä, mikä toimi kohtuullisen hyvin keskinäisen kunnioituksen ansiosta. Muut saivat keskustelusta tiivistelmän. Ja tässähän homma floppasi. Pääkonttorin ulkopuolella yksin työskennelleet loukkaantuivat usein palautteesta. He lukivat rivien välejä toisella tapaa kuin läsnäolleet.

Etätyö on tuonut meidät kaikki samaan tilanteeseen. Susijengin päävalmentaja Henrik Dettman kuvaa Helsingin Sanomissa 12.3.2021, kuinka etätyön digitaalisessa maailmassa keskinäinen ymmärrys vaikeutuu. Jalkoihin jäävät ne, joiden voimavaroja on sanaton viestintä.

Mielikuvituskaveri ja vuoropuhelu

Jos emme tiedä, mitä muut tarkoittavat, niin mielikuvituksemme täyttää aukot. Mielikuvituskaveri kertoo, mitä asioista pitäisi ajatella, kun tietoa ei ole tarpeeksi. (Selvyyden vuoksi, en puhu tässä mielenterveydestä vaan kevyemmän tason koettelevista tilanteista.)

Pieleen menee, jos mielikuvituskaverilta kysyy ja saa vastauksen. Kenenkään pää ei pidä tyhjyydestä. Informaatiotyhjiö täyttyy aina kuten laajemmissakin ympyröissä. Jokaisen pitää yrittää pitää huolta, että se ei täyty liikaa tai huonoista asioista.

Mielikuvituskaverin pahaenteisyys varoittaa huonoista suhteista työkavereihin. Vaikka alkuperäinen tilanne ei olisikaan totta, niin pelkotila rasittaa niin yksilöä kun joukkoakin. Yksilötasolla psykologi Jason Brooks kertoo, kuinka hyvinkin konkreettiset siirtymät ja tauot auttavat. Lisäksi selkeyttä tuo, jos kysyy suoraan itseltään: ”Mitä tahdon ja mitä pelkään? Pitäisikö tehdä asialle jotain?”

Mikä pysyy, mikä muuttuu?

Tämä on yksilötason ja koko organisaation ongelma. Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Jari Hakanen painotti Ylen uutisissa esimiesten aktiivista roolia uudessakin tilanteessa: tehtävistä ja vastuista on kerrottava ja huolenpito on välitettävä.

Yhteisen tekemisen pakottaminen parin digitaalivälineen putkeen aiheuttaa työn tekemiseen pysyviä muutoksia. Emme tiedä vielä, mitä on tapahtunut, ja mikä on tuloillaan. Meidän on tunnistettava, mitä tappioita tuli matkalla, jotta voidaan ripeämmin toipua. Meidän on tunnistettava hyödyt, joiden varaan voimme jatkoa rakentaa. Tarvitsemme lisää tietoa.

Olemme Linkitin Oy:n ja yhteistyöorganisaatioiden kanssa tehneet selvityksiä, kuinka sisäinen viestintä nyt pelittää. Olemme löytäneet käytännön toimenpiteitä haasteiden voittamiseksi, ja asiakkaamme ovat olleet tyytyväisiä. Analyysimme on yksi keino miettiä seuraavia askeleita. Ota yhteyttä, jos aihepiiri kiinnostaa.

Antti Sillanpää

The post Työyhteisön vuoropuhelu työkaverin vai mielikuvituskaverin kanssa appeared first on Linkitin Oy.

Jouduin pahasti huijatuksi – onneksi! Varhaisteininä liikunta oli minulle puuduttavaa ja pakkoa. Laiska ei jaksa yksinään innostua. Mutta joukkueessa luulin leikkiväni, ja tulin vahingossa myös urheilleeksi. Yhteisessä pelissä tuli yritettyä tavalla, johon en ennen pystynyt (=viitsinyt). Yhteenkuuluvuus tekee ihmeitä.

Porukka kantaa, kun itse ei jaksa. Porukalle antaa, kun itselle ei viitsisi. Totuudet on vahvistettu myös korona-ajan seurantatutkimuksissa. Työterveyslaitoksen ”Miten Suomi voi?” -tutkimus teki mielenkiintoisia havaintoja. Yhteenkuuluvuuden lisääntyminen selitti:

• 34% tylsistymisen vähentymisestä
• 27% työuupumuksen vähentymisestä
• 25% työtyytyväisyyden kohoamisesta
• 20% työn imun lisääntymisestä

Luvut ovat kovat ja osoittavat, että tähän kannattaa puuttua!

Yhteenkuuluvuus ja oikeudenmukaisuus vahvistavat

Oikeudenmukaisuuden tunteen muutokset selittivät 35% työn imun ja 34% työtyytyväisyyden muutoksista. Epävarmuuden kasvu oli merkittävä tekijä pahentamassa työuupumusta (26%) ja tylsistymistä (13%). Nämä kolme tekijää (yhteenkuuluvuus, oikeudenmukaisuus, epävarmuus) selittivät kaksi kolmasosaa havaituista muutoksista. Etätöissä työhyvinvointi keskimäärin parani, jos nämä asiat on kunnossa.

Muutokset eivät ole suuria, mutta tärkeitä. TTL:n tutkimus osoittaa, kuinka etätyöt ovat monille tarkoittaneet itsenäisempää toimintaa, mikä on torjunut tylsistymistä. Suomalaisen FutuRemote- tutkimuskonsortion tutkimus osoittaa samaa: suomalaiset pystyvät tekemään etätöitä tyytyväisinä ja tehokkaina, kun asiat on järjestetty oikein.

Hyvä hyödyttää

Myönteiset tekijät vaikuttavat myös toisiinsa. Yhteenkuuluvuus vähentää epävarmuutta. Myötätunnon osoittaminen on osoitus siitä, että olemme yhtä.

Oikeudenmukaisuus luo normeja, joiden mukaan tule toimia aina, kun myötätunto keskittyy yksilön auttamiseen juuri nyt. Myötätuntoisessa työpaikassa työntekijät suhtautuvat myös yritykseen positiivisesti ja myönteisyys kestää pitkään. Myötätunto ei ole ainoastaan inhimillistä ja stressiä vähentävää, vaan myös yritykselle kannattavaa.

Myötätunnon välittäminen vaikeutuu etätöissä. Myötätuntoa osoitetaan tässä ja nyt, mikä on piuhojen päässä vaikeampaa. Oikeudenmukaisuus on tunne yhtäläisestä kohtelusta koko ajan: tässä, nyt, vierellä ja tulevaisuudessa.

Tieto ohjaamaan väistämätöntä muutosta

Kun etätyö on yleistynyt ja pitkälti hyväksi havaittu, niin muutosta on turha pysäyttää. Vanhoihin työn malleihin jämähtäminen kuluttaa ihmisiä ja lykkää väistämätöntä. Riskin paikat on kuitenkin tunnistettava ja ongelmat korjattava.

Henkilöstökyselyt ja erilaisten toimintatapojen mittaaminen antavat johdolle näkemyksiä, mihin toimenpiteiden tulisi kohdistua. On pystyttävä arvioimaan, kuinka yhteenkuuluvuus leviää. Olemme Linkitin Oy:ssä kehittäneet analyysimenetelmää, jonka taustalla on meidän ajatuksemme ”Työkaveria ei jätetä”. Testiorganisaatioistamme on löytynyt jo hyviä kehittämisen paikkoja, mikä on erinomainen asia.

Sisäisen viestinnän on saatava kaikki mukaan, kun fyysinen etäisyys nakertaa jaksamista. Kuten uudet tutkimukset ovat osoittaneet, etätyö on useassa asiassa hyvästä. Hyvää on nyt levitettävä, ja riskejä vähennettevä.

Antti Sillanpää

Lisää aiheesta:

https://www.ttl.fi/tutkimushanke/miten-suomi-voi/

https://www.ttl.fi/suomalaiset-ovat-etatoissa-tuotteliaita-ja-tyytyvaisia-mutta-tyoyhteison-fyysinen-etaisyys-nakertaa-jaksamista/

https://www.lut.fi/uutiset/-/asset_publisher/h33vOeufOQWn/content/suomalaiset-ovat-etatoissa-tuotteliaita-ja-tyytyvaisia-mutta-tyoyhteison-fyysinen-etaisyys-nakertaa-jaksamista-%E2%80%93-uusia-tyotapoja-tarvitaan

https://www.aalto.fi/fi/uutiset/suomalaiset-ovat-etatoissa-tuotteliaita-ja-tyytyvaisia-mutta-tyoyhteison-fyysinen-etaisyys

https://drive.google.com/file/d/1avFfLV3_ZGxEwmp65y8G89VDibcXGKXc/view

https://cohumans.net/2020/08/31/webinaari-inhimillisesti-kestava-etatyoelama-miten-kavi-myotatunnolle-ja-eettisyydelle-koronakevaan-tyoyhteisoissa/

https://hyplus.helsinki.fi/joskus-myotatunto-on-oikeudenmukaisuuttakin-tarkeampi-taito-johtajalle/.

https://positivepsychology.com/compassion-at-work-leadership/

https://greatergood.berkeley.edu/article/item/why_compassion_in_business_makes_sense

Photo by Nathan Dumlao on Unsplash

The post Töissä tylsää ja uuvuttavaa – tutkimus kertoo parhaat lääkkeet appeared first on Linkitin Oy.

Aiemmin menit töihin ja kokouksiin autolla tai bussilla, mutta nyt sinua kuljettaa ihmeaine Zoomskypeteamslyncwhatsapp. Se on paljon tehokkaampi kuin aiempien kulkupelien menovesi. Päivässä menet ehkä kymmeneen kokoukseen maisemia vaihtamatta. Päivä – jos se joskus päättyy – on raskas, ja syöminenkin unohtui. Viestintä täytti sen. Ja huominen näyttäytyy samanlaisena päättymättömänä matkana.

Onko tuttua? Etätyöskentely tuo meille lisää vapaa-aikaa mutta samalla kuitenkin vie kaiken ajan. Tuo zoomskypeteamsjne. antaa aluksi ikään kuin enemmän happea hengitettäväksemme mutta sitten sekin poltetaan. Lisää ilmaa, huutaa konttorityöntekijä huimauksessaan!

Tilanne paranee, kun organisaatioissa on yhteinen käsitys:

• miten keskustelussa saadaan kaikki osalliset mukaan ja varmistetaan keskustelun kaksisuuntaisuus
• miten ja missä yhteyksissä työhön liittymättömistä henkilökohtaisista, tehtäviin liittyvistä ja organisaatioon liittyvistä asioista keskustellaan
• kuinka varmistetaan, että käsitellyt asiat menivät perille organisaation eri osiin
• kuinka varmistetaan, että on olemassa niin työ kuin vapaa-aikaakin.

Liika viestintä?

Etäilyyn lähdettiin siitä oletuksesta, että työntekijät muokkaavat itsenäisesti omat aikataulunsa. Tämä mahdollistaa paremmin vaikkapa kaupassakäynnin tai ulkoiluhetken päivän lomassa. Mutta tämä johti sitten – syyttä tai syystä – epäilyihin vapauden väärinkäytöstä. Suurempi ongelma on kuitenkin se, että joillekin on vaikea toimia yksin. Ja heille on niin yhteisön kuin esimiesten tuki erityisen tärkeää. Eikä se soolona toimiminen helppoa ole kenellekään työporukkaansa tottuneelle. Liian suuri etäisyys on varmasti vähentänyt tuottavuutta monessa paikassa.

Etäisyyttä lähdettiin monessa paikassa nopeasti kuromaan umpeen, sillä yhteinen toiminta liimaa joukkoa kasaan. Kun perinteisellä 2019-luvulla pystyttiin läpikäymään myös askarruttavia työasioita, niin uudella ajalla virtuaalikahvittelulle on ollut paikkansa. Muodollinen viestintä täydentyi jatkuvalla digiläsnäololla. Monissa paikoissa on ehkä menty liiankin pitkälle, jos tapaamiset ovat jäsentymättömiä. Kokoukset ja kahvitteluhetket menevät sekaisin ja lomittain. Palavereiden kasaantuminen johtaa myös tehokkuuden ja työilon rapisemiseen: kokouksiin osallistutaan vain näennäisesti, kun samalla hoidellaan kännykällä muita asioita. Toisaalta, jos ollaan vahvasti mukana, niin osallistuminen on intensiivisempää kuin vanhaan normaaliaikaan. Uuvuttavaa.

Yhteiset säännöt, muistiot, hiljaisten tuominen mukaan

Digitaalinen loikkamme on tapahtunut pakosta ja improvisoiden. Uusia järjestäytymisen sääntöjä luodaan, ja monet ideat menevät uusiksi.

Toimiva etätyö edellyttää joukon pitämistä kasassa samalla kun yksilöille tulee antaa henkilökohtaisia joustomahdollisuuksia. Ristiriidalta vältytään, kun parannetaan olennaisen tiedon läpimenoa ja selkeytetään toimintaperiaatteita.

Ihmiset haluavat yleensä kuulua joukkoon ja peilata ajatuksia keskenään. Huolia on kuunneltava, mutta paikalleen ei saa jäädä. Wall Street Journal haastatteli aiheesta professori Tsedal Neelyä Harvard Business Schoolista. Kestävältä ajatukselta näyttää se, että toimijat ovat kirjoittamassa omien sääntöjensä rajoja. Työporukat kokoavat toimintansa normit sekä suositeltavat ja vältettävät toimintatavat.

Yksilön vapaus on todellisempaa, kun rajat ovat tiedossa. Yritykset ja organisaatiot toimivat määritelmällisesti rakenteidensa sisällä. Selkeä viitekehys rajoittaa tekemistä ja luo samalla turvaa. Viestintä ei ole poikkeus.

Myllerrys luo konflikteja, kun ihmisten käsitys sopivasta toimintatavasta poikkeaa voimakkaasti. Samainen professori Neely kirjoitti Harvard Business Reviews’ssa, että uusi tilanne edellyttää vahvaa luottamusta. Aiemmin kaikki pystyivät olemaan asioista selvillä, koska asiat selkiytyivät viimeistään vapaamuotoisessa jutustelussa tauoilla. Nyt asioita kannattaa kerrata ja lähettää säntillisesti muistioita esilletuoduista asioista. Yksinäisyydessä mielikuvitus voi lähteä herkästi laukalle. Tässäkin nopea sisäinen viestintä auttaa. Organisaatioiden läpinäkyvyys vahvistaa joukon luottamusta johtoonsa ja koko toimintaan.

Erityisesti ujompien kokoustelijoiden panosta tulee hakea entistä enemmän, jotta kaikilla olisi selkeä käsitys organisaation tilanteesta. Hiljaisten osaaminen jää nykytilanteessa entistä helpommin piiloon, koska heitä ei edes näe!

Päivän paras tunti – ruokatunti!

Uudessa työnteon mallissa voi olla mahdotonta pitäytyä vanhoissa tutuissa rutiineissa. Tämä on osittain hyvä asia. Etätyö mahdollistaa iloa tuottavia taukoja, mutta riskinä on päivien venyminen. Yhteiset säännöt koskevat myös sitä, kuinka yksilö kohtelee itseään.

Selkeys liittyy työn sisältöön mutta myös tekemisen muotoon. Hyvät rutiinit tuovat selkeyttä työn ja vapaa-ajan välille. Toimintatapoihin kuuluu myös se, että toisten rutiineja kunnioitetaan. Tiimin kokouskäytännöt tai  24/7 viestintä eivät saisi pilata mahdollisuuksia ruokailuun tai iltavapaaseen.

Linkitin yrittää ratkoa näitä ongelmia. Selvitämme, miten keskustelu kulkee ja lähdemme etsimään korjauskeinoja.

Antti Sillanpää

Lisää aiheesta:

https://hbr.org/2020/03/8-ways-to-manage-your-team-while-social-distancing

https://hbr.org/2020/03/15-questions-about-remote-work-answered

https://nakoislehti.hs.fi/ 6.12.2020

https://www.wsj.com/articles/remote-work-is-here-to-stay-bosses-better-adjust-11596395367

https://hbr.org/2020/04/3-tips-to-avoid-wfh-burnout

Kuva: Photo by CDC on Unsplash

The post Diagnoosina Teams ja Zoom -allergia appeared first on Linkitin Oy.