Tutkijat esittelevät löydöksiään laajasti Nature Human Behaviour -julkaisussa ja tuloksia on ruodittu myös muissa julkaisuissa.

The effects of remote work on collaboration among information workers

Keskeisiä tuloksia olivat havainnot siitä, että etätyön aika vahingoitti viestintää ja yhteistyötä työryhmissä ja sitä kautta työteho ja innovaatiokyky laskivat. Tuloksista nähdään myös, että työntekijät siirtyivät asynkroniseen, ei-reaaliaikaiseen, tapaan kommunikoida eli pikaviestimet ja sähköposti valtasivat alaa reaaliaikaiselta kommunikoinnilta puhelimessa, palavereissa ja videoneuvotteluissa. Yhteistyö puuroutui ja siiloutui ja yhteydet eri yksiköiden välillä heikkenivät.

Liittyvätkö nämä kaksi asiaa toisiinsa? Eli vähentääkö asynkroninen viestintä työtehoa ja luovuutta? 

Joku arveli tulosten johtuvan siitä, että Microsoftin työntekijät käyttävät työnantajansa tuotteita etätöissä (niinkuin me muutkin), mutta eiköhän kyseessä ole aika universaalit tulokset yleisellä tasolla. Onhan monessa tutkimuksessa jo aiemmin todistettu miten luovuus ja tehokkuus kukoistavat välittömässä vuorovaikutuksessa. Minkälaisia havaintoja tästä ovat muut tehneet?

Nyt suurin kysymys kuitenkin lienee, miten tilanteeseen saadaan sopiva korjausliike aikaiseksi? Kaikki eivät nimittäin ole palaamassa takaisin konttorille samaan neliapilaan tai co-working tilaan, puhumattakaan yhteisille työlounaille ja kahvitauoille. Osa on tästä eteenpäin edelleenkin Teams chatin, WhatsAppin, Slackin, Signalin tai muun vastaavan pikaviestimen tai sähköpostin päässä. Asynkronisesti. Tutkijoiden arvion mukaan hybridityö parantaa tilannetta, mutta ei poista viestinnän haasteita. 

Kyllä kai luonnollisin ratkaisu on se, että jatkossa pyritään saamaan porukat kasaan aina silloin tällöin. Pidetään niitä tiimipalavereja ja tiimiytymispäiviä ja jonain päivänä jopa niitä isompia, koko firman tilaisuuksia. Livenä!

Entä miten Linkitin voi auttaa? Linkitin Pulsen avulla voidaan mitata ja analysoida miltä tiedonkulku organisaatiossa näyttää. Voimme osoittaa miten tieto liikkuu yksiköiden välillä tai onko tiedonkulun ulkopuolelle jääneitä siiloja. Milloin aloitetaan?

Mikko

Bongattu Angel Listin uutiskirjeestä
Nature Human Behaviour (https://www.nature.com/articles/s41562-021-01196-4)
GeekWire (https://www.geekwire.com/2021/study-microsoft-employees-shows-remote-work-puts-productivity-innovation-risk/)
The Register (https://www.theregister.com/2021/09/09/microsoft_crossteam_conversations) ja Slashdot (https://it.slashdot.org/story/21/09/12/0234249/study-of-61000-microsoft-employees-finds-remote-work-threatened-productivity-and-innovation). 

Kuva: Allekirjoittanut

The post Viestintä ja yhteistyö muuttui etätöissä – ja sillä on vaikutuksensa appeared first on Linkitin Oy.

Helsingin Sanomat julkaisi viikonloppuna (15.8.2021) The Wall Street Journalin artikkelin, jossa ruodittiin etätyötä pandemian aikana.

Artikkelin mukaan kokousten kesto on lyhentynyt, mutta vastaavasti päivittäisten kokousten määrä on lisääntynyt. Etätyön myötä on viikko-ohjelmaan tullut paljon palavereja, joita ei ollut silloin kun oltiin toimistolla. Kuulumiset ja pikkuasiat hoituivat muun ohessa sermin yli huutelemalla tai kahviautomaatilla, mutta nyt niitäkin varten on pitänyt buukata palaveri. Esimiehetkin ovat olleet entistä kiinnostuneempia alaistensa hyvinvoinnista ja varaavat pikapaltsuja kuulumisten vaihtoon – toki ihan hyvästä syystä. Kaiken lisäksi nykyinen matriisiorganisaatio kasvattaa esimiesten, ja siten kokousten, määrää.

Enää et pysty hallitsemaan millään tavalla omaa työpäivääsi, se vain täyttyy palavereista.

Moni kokeekin, että työpäivään on tullut paljon turhiakin palavereja – ikään kuin sähköposti ei olisikaan enää riittävä työkalu viestimiseen. Puhelimesta puhumattakaan. Pahimmillaan etätapaamisia on useita päällekkäin ja joudut poukkoilemaan tilaisuudesta toiseen. Kaikki tämä on vaikuttanut siihen että työpäivät ovat venyneet entisestään ja työviikkoon on tullut 5-8 tuntia lisää.

Loikkiminen entistä useammasta ja entistä lyhyemmästä kokouksesta toiseen on lisäksi aivoillemme erittäin rasittavaa.

Mitä tapahtuu, kun siirrytään hybridimalliin, jossa osa on etätöissä ja osa toimistolla. Vähentääkö hybridimalli kokousten määrää? Toivottavasti joiltain osin. Keskeisin muutos lienee se, että jatkossa osa palaverin osallistujista on yhdessä toimistolla ja osa yksin kotonaan tai mökillä. Jatkamme siis online-moodissa.

Pidetään siis edelleenkin huoli itsestämme ja jaksamisesta! Tauota työpäivää eli varaa kalenteriisi taukoja ja pidä niistä tiukasti kiinni. Mieti, mihin palavereihin pitää osallistua, ja onko muita keinoja pysyä kärryillä.

Kohtaamiset toimistolla, ad hoc -keskustelut ja rupattelut kahviautomaatilla ovat tervetulleita. Tutkimusten mukaan ne virkistävät, edistävät luovuutta ja jaksamista. Toivottavasti pian nähdään muutenkin kuin tietokoneen ruudulla!

https://www.hs.fi/talous/art-2000008151196.html

https://www.wsj.com/articles/the-pain-of-the-never-ending-work-check-in-11626667260

Kuva Chris Montgomery @ Unsplash

The post Jaksaa, jaksaa! appeared first on Linkitin Oy.

Vuonna 1986 avaruussukkula Challenger räjähti miljoonien televisiokatsojien ääressä. Seitsemän astronauttia menehtyi ja seisautti avaruusohjelman. Onnettomuuden välitön syy oli polttoaineen vuotaminen huonosta tiiviisteestä. Oli aiemmin tiedossa, että pakkaspäivinä tiiviste ei toiminut varmasti. Mutta varsinainen syy oli organisaatiossa, tiiviissä konsensusporukassa.

Ryhmäajattelu (groupthink) on käsite, jota amerikkalainen sosiaalipsykologi Irving Janis kehitti tutkittuaan maansa karvaita virheitä: NASAn onnettomuudet, Pearl Harbor, presidentti Kennedyn toimet Sikojenlahden maihinnousussa, presidentti Johnsonin Vietnamin sodan eskalaatio…

Janis näki, että kriittinen ajattelu vaientuu ryhmäpaineessa. Tilanteen muuttuessa (sukkulan tapauksessa säätilan vaihtelu) jäsenet mukautuivat. Rutiininomainen päätöksenteko jatkui. Ryhmäajattelussa veneen keikuttaminen ei ole sopivaa, ei kenenkään mielestä. Challengerin tapauksessa itsesensuuri hiljensi ongelmat tiedostaneen insinöörin. George McDonald ei rohjennut jämäkästi ehdottaa laukaisun peruuttamista, vaikka hän niin ajattelikin. Hän ei kääntänyt tuhoon vievää tapahtumien kulkua vaan löysäili puheissaan.

Ryhmäajattelu ja etätyö

Koronan aiheuttama uusi tilanne muuttaa yhteisöllisyyttä. Päätöksiin sitouttaminen on vaikeampaa, kun kasvotusten neuvotteleminen on jäänyt. Poikkeukselliset ajat ovat suosineet neuvonpitoa lähimpien ryhmäläisten kanssa. Saman olemme huomanneet, kun olemme testanneet Linkitin sisäisen viestinnän sovellusta. Keskustelun sisäpiirin etääntyminen organisaation laidoilta asettaa johdon vaikeaan paikkaan. Etätyöaikana hallinnon välisiä siiloja on vaikeampi ylittää, mikä estää yhteisten tekemisen tapojen syntymistä.

Mutta antaako etätyö paremman mahdollisuuden kriittisille äänille? Ei mielestäni. Vaikka painetta mukautumiseen olisikin vähemmän, niin aktiivisia kuuntelijoitakin on vähemmän. Kritiikin arvostaminen edellyttää toimivaa ryhmää. Muuten huutelija on yksin erämaassa, vaikutus on nolla, kukaan ei kuule, vaikka melua syntyy.

Hyvin toimivaa ryhmää tarvitaan siis aina, ja tietoa sen toiminnasta. Linkitin viestintäkysely arvioi keskustelua organisaatioissa. (Meillä on keväällä 2021 vielä mahdollisuuksia pilot-asiakkaille edullisia testausmahdollisuuksia, ota yhteyttä.) Yhteisöllisyyttä tarvitaan, jotta poikkeavatkin äänet saadaan kuuluviin.

Ryhmän monipuolistaminen

Ongelmia tulee tarkastella eri näkökulmista. Tilannetta voi verrata siihen, kuinka ihminen voi taskulampulla kartoittaa pimeässä olevan mäen. Yhdellä taskulampulla ei paljoa näe, useamman ihmisen taskulamput auttavat. On myös parempi, että kukkulaa valaistaan eri suunnista. Tiedon on kuljettava valaisijoiden kesken, mikä etäaikoina on aiempaa hankalempaa.

Ongelman valaisemisen eri suunnat voivat tarkoittaa ihmisiä eri lähtökohdista tai taustoista. Esimerkiksi erilaiset kiintiöt voivat parantaa tilannetta. Mutta mielestäni ongelma on silti vaikeampi. Organisaation on varmistettava, että ajattelu on monipuolista. Ei ainoastaan, että osallistuvien henkilöiden historia on erilainen.

Rakentavan keskustelun tukeminen on organisaation johdon ja henkilöstön taiteilua. Kritiikki ei ole tavoite vaan keino. Rakentavan kritiikin tehtävä ei ole pysäyttää organisaation toimintaa. Lopulta sen tarkoituksena on auttaa kokonaisuutta, vaikka se joskus edellyttäisi tehtävän keskeyttämistä.

Antti Sillanpää

Lisää aiheesta:

https://fi.wikipedia.org/wiki/Ryhm%C3%A4ajattelu

Janis, I.. (1972). Victims of groupthink; a psychological study of foreign-policy decisions and fiascoes. Boston: Houghton, Mifflin.

Janis, I. (1982). Groupthink: psychological studies of policy decisions and fiascoes. Boston: Houghton Mifflin.

Janis, I. (1989). Crucial decisions: leadership in policymaking and crisis management. New York: Free Press.

Janis, I. (1991). Groupthink, A First Look at Communication Theory, E. Griffin (toim.) (s. 235 – 246). New York: McGrawHill

https://www.coursehero.com/file/28866516/griffin-groupthink-challengerpdf/

https://williamwolff.org/wp-content/uploads/2016/01/griffin-groupthink-challenger.pdf

Allison, Graham; Zelikow, Philip (1999). Essence of Decision: Explaining the Cuban Missile Crisis, 2ed. Longman. https://www.amazon.com/Essence-Decision-Explaining-Missile-Crisis/dp/0321013492

https://donforsythgroups.wordpress.com/2020/04/19/protesting-covid-19-quarantining-mob-mentality-or-groupthink/

https://www.vox.com/recode/22331447/10-ways-office-work-pandemic-future-remote-work

https://www.researchgate.net/publication/344307850_What_has_changed_The_Impact_of_Covid_Pandemic_on_the_Technology_and_Innovation_Management_Research

https://europepmc.org/article/MED/33679543

Photo by NASA on Unsplash

The post Porukassa tyhmyys tiivistyy – entä etäporukassa? appeared first on Linkitin Oy.

Onko organisaatiosi jämähtävää sorttia vai sopeutuuko se sujuvasti tilanteen muutoksiin? Pystyykö organisaatio tehokkaasti muuttumaan, jos ei ole tietoa, minkälainen se nyt on? Epäilen, että ei!

Ankkuri (huonona) vertauskuvana ja psykologisena terminä

Vertauskuva ankkurista turvan tuojana ja pelastajana menee yleensä vikaan. Myrskyssä halutaan toki kiinnittyä. Myös elämän heittelehtiessä on hyvä tukeutua johonkin turvalliseen. Esimerkiksi vahva aate, uskonnollisuus tai isänmaallisuus tarjoavat vakautta. Kristinuskossa ankkuri perinteinen vertauskuva.

Ankkurointi on myös psykologinen termi. Efekti näkyy, kun koetilanteessa seuraajat peesaavat ensiksi sanottuja arvioita. Gandhin kuolinikää arvioitaessa vastaajat antoivat suurempia lukuja, jos vaihtoehdot alkoivat suuremmista luvuista. Kokeessa nobelisti Daniel Kahneman ja kollegansa Amos Tversky tarjosivat ykkösryhmälle ensimmäiseksi vaihtoehtoa 114 vuotta, kakkosen kuullessa ensin luvun 35 vuotta. Seuraus oli oletettu: ykkösryhmä arvioi Gandhin kuoliniän  selvästi korkeammaksi  kuin kakkosjoukko.

Mutta, jos pilkkua viilataan, niin Kahnemann & Tverskyn ankkuri ei täysin pysy pohjassa kiinni. Kyseessä on enintään ajoankkuri, joka jarruttelee liikettä. Seuraajat eivät sanoneet esimerkiksi 114 vuotta vaan viilasivat todellisia arvioitaan siihen suuntaan.

Ajelehtivat tai pysähtyneet tarvitsevat ankkureita. Ankkuri mielikuvana tuottaa ajatuksen, että muutosta ei sallita. Rautainen napanuora ei salli ylimääräistä liikettä.

Tavoitteena organisaation hallittu muutos

Myös organisaatiokaaviot antavat kuvan jämähtäneestä tilanteesta, mikä ei kuitenkaan pidä paikkansa. Yhteisöt ovat kuitenkin liikkeessä. Jos hyväksytään muutos ajatuksena, niin tämä harvoin tarkoittaa pelkkää alistumista suurempien voimien armoille. [1]

Ehkä vertauskuvaa myrskyävällä merelle olevasta purjehtijasta tulisikin muuttaa: organisaatio tarvitsee köliä. Köli vakauttaa kulkua, ei pysäytä sitä. Hallittu muutos ja kehitys ovat tavoitteita, joihin voidaan – suotuisilla tuulilla – jopa päästä.

Organisaatioiden muuttumista ja strategiamuutosten tehokkuutta mitataan eri tavoin. Se voi olla hankalaa, mutta mittaustapoja löytyy. Tutkimustuloksissa on aiemmin esitetty, että muutosprosesseista 50-90% epäonnistuu. Uudemmat tutkimukset esittävät, että strategiamuutosten mittaaminen on sen verran vaikeaa, että prosentteja ei tiedetä.

Kuinka päästä perille, jos ei tiedetä sijaintia?

Mittaukset eivät huomioi lähtökohtaisesti organisaatioiden lähtötasoa. Toinen organisaatio on kypsempi, keskustelevampi tai yhtenäisempi lähtemään uudelle reitille. Heikon yhteisöllisyytensä vuoksi siiloutuneessa tai heikosti keskustelevassa organisaatiossa muutoksen tekeminen voi olla vaikeampaa. Tarve käänteeseen voi olla sitäkin suurempi.

Linkitin Oy kehittää palvelua, joka pystyy arvioimaan sisäistä keskustelua. Mutta kypsyystasoa voidaan arvioida ilman kovaa dataakin. Jonkinlainen arvio on kuitenkin tehtävä ennen kuin muutokseen ryhdytään. Jos lähtötasoa ei tiedetä, niin lopputulosten arviointikin voi mennä pieleen.

Osa mittaamisen vaikeudesta johtuu varmasti tavoiteasetannan suhteesta nykytodellisuuteen. Jos kipparin tavoitteena on seilata Ahvenanmaalle, niin matkanteko tulee vaikeammaksi, jos hän ei tiedä tämän hetken sijaintiansa.

Ja postaus päätetään vapaasti käännettyyn vitsiin. Merenkulun opettaja kysyi oppilaalta: ”Myrsky nousee styyrpuurin puolelle, mitä teet?”. Oppilas vastasi: ”Lasken ankkurin”. ”Nyt myrsky tuleekin perän puolelta. Mitä teet tällä kertaa?”, jatkoi opettaja. ”Lasken ankkurin”, tuli vastauksena. Opettaja jatkoi: ”Ja nyt myrsky tuleekin keulan puolelta. Mitä teet tällä kertaa?”. ”Lasken taas uuden ankkurin”. ”Hetkonen oppilas, mistä nämä kaikki ankkurit tulevat?”. Oppilas vastasi: ”Samasta paikasta kuin sinun myrskysi.”

Antti Sillanpää

[1] Suomen historiassa on käytetty ajopuuta mielikuvana. Siihen eivät aloitteellisuus ja pitkäjänteisyys kuulu.  https://fi.wikipedia.org/wiki/Ajopuuteoria

Lisää aiheesta:

Amos Tversky and Daniel Kahneman (1974). ”Judgment under Uncertainty: Heuristics and Biases”. Science. 185 (4157): 1124–1131

Thomas Kahnemann, Ajattelu, nopeasti ja hitaasti, 2013 (Thinking, Fast and Slow, 2013), Terra Cognita

Barends, Eric, Janssen, Barbara, & Velghe, Cedric (2016). Technical report: Rapid evidence assessment of the research literature on the effect of goal setting on workplace performance.  (pp. 1-19). London: Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD).

Carlos J F Cândido and Sérgio P Santos (2015). “Strategy implementation: What is the failure rate?” Journal of Management & Organization, 21, pp. 237-262.

Hughes, Mark. (2011). Do 70 per cent of all organizational change initiatives really fail?. Journal of Change Management, 11(4), 451-464.

Locke, Edwin A., and Gary P. Latham.  (2002) ”Building a practically useful theory of goal setting and task motivation: A 35-year odyssey.” American Psychologist 57.9: 705.

Sitkin, Sim B., Kelly E. See, C. Chet Miller, Michael W. Lawless, and Andrew M. Carton. (2011) ”The Paradox of Stretch Goals: Organizations in Pursuit of the Seemingly Impossible.” Academy of Management Review 36.3: 544-66.

https://www.kotimaa.fi/artikkeli/symboli-ankkuri-kiinnittaa-ja-irrottaa/

https://www.prosci.com/resources/articles/measuring-change-management-effectiveness-with-metrics

https://www.researchgate.net/publication/264004530_Strategy_implementation_What_is_the_failure_rate

https://wendyhirsch.com/blog/measuring-organizational-change-basics

Photo by Kevin Woblick on Unsplash

The post Organisaatio ei tarvitse ankkuria vaan köliä ja tiedon sijainnista appeared first on Linkitin Oy.

Kävimme aikoinaan työyhteisössä päivittäin läpi edellisen päivän suoritukset. Toiminnan laatu edellytti nopeaa palautetta ja toisaalta palautumista. Paikallaolijat kertoivat mielipiteensä, mikä toimi kohtuullisen hyvin keskinäisen kunnioituksen ansiosta. Muut saivat keskustelusta tiivistelmän. Ja tässähän homma floppasi. Pääkonttorin ulkopuolella yksin työskennelleet loukkaantuivat usein palautteesta. He lukivat rivien välejä toisella tapaa kuin läsnäolleet.

Etätyö on tuonut meidät kaikki samaan tilanteeseen. Susijengin päävalmentaja Henrik Dettman kuvaa Helsingin Sanomissa 12.3.2021, kuinka etätyön digitaalisessa maailmassa keskinäinen ymmärrys vaikeutuu. Jalkoihin jäävät ne, joiden voimavaroja on sanaton viestintä.

Mielikuvituskaveri ja vuoropuhelu

Jos emme tiedä, mitä muut tarkoittavat, niin mielikuvituksemme täyttää aukot. Mielikuvituskaveri kertoo, mitä asioista pitäisi ajatella, kun tietoa ei ole tarpeeksi. (Selvyyden vuoksi, en puhu tässä mielenterveydestä vaan kevyemmän tason koettelevista tilanteista.)

Pieleen menee, jos mielikuvituskaverilta kysyy ja saa vastauksen. Kenenkään pää ei pidä tyhjyydestä. Informaatiotyhjiö täyttyy aina kuten laajemmissakin ympyröissä. Jokaisen pitää yrittää pitää huolta, että se ei täyty liikaa tai huonoista asioista.

Mielikuvituskaverin pahaenteisyys varoittaa huonoista suhteista työkavereihin. Vaikka alkuperäinen tilanne ei olisikaan totta, niin pelkotila rasittaa niin yksilöä kun joukkoakin. Yksilötasolla psykologi Jason Brooks kertoo, kuinka hyvinkin konkreettiset siirtymät ja tauot auttavat. Lisäksi selkeyttä tuo, jos kysyy suoraan itseltään: ”Mitä tahdon ja mitä pelkään? Pitäisikö tehdä asialle jotain?”

Mikä pysyy, mikä muuttuu?

Tämä on yksilötason ja koko organisaation ongelma. Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Jari Hakanen painotti Ylen uutisissa esimiesten aktiivista roolia uudessakin tilanteessa: tehtävistä ja vastuista on kerrottava ja huolenpito on välitettävä.

Yhteisen tekemisen pakottaminen parin digitaalivälineen putkeen aiheuttaa työn tekemiseen pysyviä muutoksia. Emme tiedä vielä, mitä on tapahtunut, ja mikä on tuloillaan. Meidän on tunnistettava, mitä tappioita tuli matkalla, jotta voidaan ripeämmin toipua. Meidän on tunnistettava hyödyt, joiden varaan voimme jatkoa rakentaa. Tarvitsemme lisää tietoa.

Olemme Linkitin Oy:n ja yhteistyöorganisaatioiden kanssa tehneet selvityksiä, kuinka sisäinen viestintä nyt pelittää. Olemme löytäneet käytännön toimenpiteitä haasteiden voittamiseksi, ja asiakkaamme ovat olleet tyytyväisiä. Analyysimme on yksi keino miettiä seuraavia askeleita. Ota yhteyttä, jos aihepiiri kiinnostaa.

Antti Sillanpää

The post Työyhteisön vuoropuhelu työkaverin vai mielikuvituskaverin kanssa appeared first on Linkitin Oy.

Helmikuussa 2021 Suomi otettiin aktiivikäyttöön termi ”sulku”. Sille luotiin uusia merkityksiä, jotka viitoittavat nyt toimintaa. Termi painottaa uskallusta päättää ja toimeenpanna uusia, vahvoja tekoja. Lehtien palstoilla arvaillaan motiiveja uuden käsitteen luomiselle. Arvaajien oma logiikka näkyy päätöksentekijän logiikkaa luotettavammin.

Analyyseissä tulisi yleensä keskittyä todennettaviin vaikutuksiin kuin näkymättömiin mielenliikkeisiin. Strategia toiminnassa on tärkeämpää kuin strategia puheissa. Muutama vuosi sitten minulla oli hetken brittiläinen esimies. Hän sanoi ”cock-up before conspiracy” eli ”luultavammin sekoilu kuin salajuoni” muistuttaessaan, kuinka päätöksenteko yleensä menee.

Päättämisen prosesseista saa harvemmin jännittäviä kirjoja, mutta ne taipuvat huvittaviksi postauksiksi. Tässä yksi yritys: koiramme nimen valinta. Se kertoo jotain prosesseista päätöksenteossa – tai ainakin takinkääntämisestä.

Päätöksenteko – alkutilanne

Nimen valinta on koiran hankinnassa se vaikein paikka. Pari vuotta sitten olimme kuitenkin tässä tilanteessa. Vaimo ei suostunut perinteiseen äänestykseen, kun hän pelkäsi häviävänsä. Hän ehdotti arvontaa, jossa kukin perheenjäsen laittaa omia ehdotuksiaan hattuun, joista sitten joku valitaan. Hyvä systeemi tämäkin!

Ennen Linkitin Oy:tä hankitulla virkamieslogiikalla vein tätä järjestelmää eteenpäin. Kun asia oli linjattu, hioin nimenvalinnan arpajaisjärjestelmää täydellisemmäksi ja täydellisemmäksi. Jokainen yksityiskohta oli viilattu, kaikesta oli asiallisesti viestitty koko äänestäjäkunnalle, kunnes kaikki alkoi romahtaa.

Katastrofin alku

Kuten niin monet turvallisuuskatastrofit aikaisemminkin, tämäkin lähti liikkeelle ulkopuolisen maailman vaikutuksesta. Sopimamme järjestelmä oli täydellinen mutta ympäristö muuttui. Eikä minulla ollut osaa eikä arpaa siinä. No, arpavertauskuva ei ole onnistunut, kun kysymys oli arvonnasta.

Kriisi alkoi äidistäni. Hän koki olevansa äänioikeutettu, mutta eihän hän ollut. Ysikymppinen on tietysti suojelun arvoinen, mutta tulisiko hän saada ylimääräisiä oikeuksia? Ei! Mutta miten kävi. Esikoinen antoi yhden valintamahdollisuuden mummulle. Kilttiä, mutta ei sääntöjen mukaista. Sitten mummu ja toinen lapsenlapsi keksivät uuden systeemin: arvontahatusta poimitaan pari nimeä ja niistä äänestetään.

Ja vaimoni tuki tätä muutosta! Minä vastustin tätä huojuntaa, koska meillä oli ollut yhdessä sovittu linja, jota järkähtämättömästi olin ajanut. Vaimo jopa unohti ehdottaneensa alkuperäistä järjestelmää. Kaikki syyttivät vaalien virallista valvojaa eli minua vaaliongelmista. Mutta minähän olin ongelmien selvittäjä, en niiden luoja.

Valitukseni sääntöjen muuttumisesta eivät tuottaneet tulosta. Taivuin, mutta teinkö oikein? Missä vaiheessa maailma – naapurimaat, työnantaja, äiti – on muuttunut niin paljon, että aiemmin sovittua linjaa tulisi muuttaa?

Päätöksenteko – takinkääntö

Käänsin kelkkani, koska tosiasiat olivat muuttuneet. Olin hionut entistä järjestelmää, puolustanut yhdessä sovittua näkemystä, mutta lopulta taivuin maailman edessä.

Tämä meni silti hyvin. Uusi ratkaisu oli meille parempi. Näinhän sen pitäisi ollakin – uusien faktojen tulee vaikuttaa näkemyksiin, ei toisinpäin. Takkinsa kääntäminen on ok, entiseen kantaan ei ole pakko jämähtää.  Vanhalla mielipiteellä ei ole itseisarvoa.

Maailmankuulun taloustieteilijän John Maynard Keynesin sanomaksi on esitetty: ” When the Facts Change, I Change My Mind. What Do You Do, Sir?” eli ”Kun faktat muuttuvat, muutan mielipidettäni. Entä Te?”.

Antti Sillanpää

P.S. Koiran nimeksi valikoitui Sissi. Jos Googlen kuvahausta etsii, niin ensimmäisenä vaihtoehtona on Itävallan keisarinna ja toisena kaukopartiomies. Koirallamme on aineksia kumpaankin rooliin. Toivottavasti se ei kehitä itsellensä identiteettikriisiä.

Lisää aiheesta:

Suomalaisia näkökulmia strategian tutkimukseen, ml. artikkelini

http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-25-2496-9

Photo by Firdouss Ross on Unsplash

The post Päätöksenteko, sekoilu, motiivit ja koiran nimen valinta appeared first on Linkitin Oy.

Elämäni ei lopu karkkipäivänä vaikka suklaa olisi kaupasta loppu. EI! Etsin huonomman makean vaihtoehdon, totta kai. Vaihtoehtoiset toimintakanavat – verkostot – ovat hyvää varautumista niin herkuttelussa, hankintaketjuissa kuin huoltovarmuudessa.

Verkostot tuovat turvallisuutta. Internetin ajatuksiin kuuluu, että jos data ei yhtä reittiä löydä perille, reitti vaihtuu. Jos paras vaihtoehto ei ole käytössä, mutkan kautta päästään perille lähes samaan aikaan. Verkostosta on siis hyötyä vain, jos se tarjoaa käytettävissä olevia vaihtoehtoja. Jos yhteyksiä olisi vain yksi, kyseessä ei olisi verkosto vaan riippuvuus.

Verkostot vs. riippuvuus

Vaihtoehtojen kartoittaminen ja vaihtoehdottomuuden kustannukset jäävät helposti huomiotta. Tämä näkyy niin yksityistalouden kuin yritysten ja valtioiden työnjaossa. Kaukolämmön tai sähkön jakelu näyttää verkostolta tuottajalle, mutta ei yksittäiselle asiakkaalle, joka ei toimittajastaan halvalla irti pääse. Monopolista rahastetaan.

Samanlainen ilmiö tapahtuu erikoistumisessa. Adam Smithin tunnetussa esimerkissä neulan valmistus pilkottiin eri tehtäviksi. Työnjako nosti yksittäisen tekijän osuuden parista kymmenestä nuppineulasta vajaan viiteen tuhanteen. Erikoistumisen teho näkyy myös yritysten keskinäisessä työnjaossa, mutta myös maiden välillä. Globalisoituminen on Smithin kuvaaman työnjaon laajentuma.

Riskinhallinta ja nuppineulat

Mutta viimeiseen asti viritetty erikoistuminen on haavoittuvaa. Smith ei kertonut, miten käy tuotannon, jos sairastuneelle nupintekijälle ei löydä sijaista. Nupintekijällä on myös seuraavissa kehityskeskusteluissa palkankorotuksen paikka.

Erikoistuminen ja vaihtamisen vaikeus vaikuttaa laajasti. Verrataanpa esimerkiksi kahta erilaista kuljettajaa. Niin pilotti kuin bussikuskikin ovat vastuussa kuljettamistaan kyytiläisistä, mutta niitä arvostetaan aivan eri tavalla. Erikoistumisen takia lentokonekuskeja ei löydy yhtä helposti. Palkkaerot ovat myös melkoiset. Ja univormukin on lentäjillä komeampi!

Verkostot ovat vastalääke erikoistumisen jäykkyyksiin ja haavoittuvuuksiin. Hyöty tulee vain silloin, jos verkosto tunnettaan tai tarvittaessa luodaan.

Verkostot on kartoitettava!

Voimmeko vähentää riippuvuutta ja lisätä verkostomaisuutta? Tämä edellyttää tietoa toimijoista, itsestämme ja kumppaneista. Moni yritys tietää tarkkaan, mistä komponenttinsa saa, mutta alihankkijoista tietoa ei ole lainkaan. Organisaatio näyttäytyy ketjun lenkkinä, ei verkoston osana.

Verkostojen hallinta on tiedostettu tärkeäksi tehtäväksi yhteiskunnan tasolla. Digitaalisen turvallisuuden osa-alueella verkottuneen yhteiskunnan haavoittuvuudet ovat selkeimmin esillä. Kyberturvallisuutta parannetaan tässä yhteydessä niin osaamista kehittämällä kuin järjestelmätasollakin. Huoltovarmuuskeskus lisää merkittävästi panostuksia juuri laajempien kokonaisuuksien suojaamiseen.

Kauppalehti Faktan uudelleenjulkaisemassa Robert Kaplanin, Herman Leonardin ja Anette Mikesin artikkelissa kuvattiin Philipsin puolijohdetehtaan palosta lähtenyt tilanne vuonna 2000. Professorit kirjoittivat, kuinka salamaniskun aiheuttama pieni tulipalo sammutettiin minuuteissa. Suuri asiakas Ericsson sai ripeästi tiedon, ja siellä todettiin varastojen riittävän muutamaksi viikoksi. Rauhallinen tunnelma muuttui, kun noen pysäyttävän tuotannon kuukausiksi. Puolijohdetehtaan kilpailijat olivat myyneet tuotantonsa nopeammin reagoinneille. Komponentin puuttuminen vei 400 miljoonaa dollaria tuotoista, lykkäsi kännykän lanseerausta ja vaikutti yhtiön vetäytymiseen markkinoilta. Ericsson ei tuntenut koko verkostoa, ainoastaan oman toimittajansa. Tässä tapauksessa Nokia hoiti homman loistavasti, kertoo Harvard Business Reviewssa alunperin julkaistu teksti. Johtajatason reagointi ja ripeästi aloittanut monialainen suunnittelutiimi varmistivat, että Nokian tuotanto ei nuupahtanut.

Organisaatioiden sisällä verkostonäkökulma tarjoaa uuden tavan käsitellä henkilöriskejä. Riskejä vähennetään myös osaajakartoituksella ja puuttumalla osaamiskapeikkoihin. Kriittisissä kohdissa ei tarvita leveämpiä hartioita, niitä tarvitaan usein enemmän. Kollegat tulevat helposti tukemaan, jos he tuntevat tietävät tehtävän tarpeeksi hyvin.

Työtoverin ammattiosaamista on kuitenkin turha kopioida täydellisesti. Erot ihmisten tavoissa hoitaa tehtäviä luovat itsessään iskunkestävyyttä. Monenlaista väkeä tarvitaan, koska haasteetkin muuttuvat.

Antti Sillanpää

Lisää aiheesta:

https://www.huoltovarmuuskeskus.fi/digitaalinen-turvallisuus-2030-ohjelma-kehittaa-yhteiskunnan-kyberhairioiden-sietokykya/

https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20181048

https://www.adlibris.com/fi/kirja/wealth-of-nations-9781840226881

https://hbr.org/2020/11/the-risks-you-cant-foresee?ab=seriesnav-spotlight

The post Verkostojen hallinta on riskinhallintaa appeared first on Linkitin Oy.

Naapurustoni reippailee nykyään kelissä kuin kelissä. Ulkoilua vesi-, lumi-, räntäsateessa, sinnikästä ja säännöllistä. Ihailen itsekuria, jonka ansiosta naapurit pitävät itsensä kunnossa. Ihailen myös, kuinka itsekuri on ulkoistettu – koirille.

Etätöissä ja hajautetuissa organisaatioissa kannattaa käyttää samaa periaatetta. Tässä postauksessa ehdotan, että vähempikin itsekuri riittää, jos kuria itsestä voi antaa muille! Perustelen seuraavilla riveillä tärppilistaa:

1. Pilko tavoitteita pieniksi askeliksi, kannusta muita samaan.
2. Kerro tavoitteistasi ja teoistasi etäkokouksissa.
3. Kysele muiden tekemisistä, kukaan ei saa jäädä yksin!
4. Pysy aikatauluissasi, joissa on työ-, liikunta- ja kommunikaatiospurtit.
5. Sammuta ylimääräiset laitteet.

Hyvät suoritukset edellyttävät intoa jatkaa, vaikka mukavuudenhalu veisi kohti sohvaa. Oman luonteeni toteuttaminen tarkoittaisi, että söisin suklaata 24/7. Mikä ratkaisuksi? Taluttaako omistaja koiraa vai koira omistajaa? Ehkä on parempi, että en tee sitä mitä haluan, vaan mitä koira haluaa. Koira on hoitanut päätöksen puolestani, ja se on hieno juttu.

Ulkoistettu itsekuri ei kuulosta rohkealta, mutta on itse asiassa kätevää. Sisäinen palo vie sankarit maailmanhuipulle, mutta meille tavallisille riittää vähempikin. Jos vain tuloksista palkitaan, niin ulkoistettu itsekuri toimii yhtä hyvin kuin perinteinen sisukin. Kroppani ei kysele, miksi liikun. Se kysyy vain, liikunko.

Koiranulkoilutus ja bussille juokseminen ovat ihan yhtä päteviä liikunnan syitä kuin kunnianhimokin.

Itsekuri vai esimerkin voima

Työpaikoilla joukkoistamme henkisen selkärankamme. Oma ryhti paranee muiden esimerkistä. Tässä ei tarvita välttämättä johtajien valvovaa katsetta. Tulokset paranevat, jos/kun kaveritkin tsemppaavat.

Ulkoistettu itsekuri on vaikeampaa etätöissä kuin perinteisellä työpaikalla. Konttorilla tiimikavereiden ponnistelu toimii vahvemmin esimerkkinä kuin etäkokousten kasvogallerian ihmettely. Koska etätyössä näemme vähemmän toistemme työtä, siitä on puhuttava sitäkin vaikuttavammin.

Kun tavoitteet ovat pieniä ja konkreettisia, niistä on helpompi puhua. Kannustavuuskin lisääntyy, kun oma ja työtovereiden toiminta puhutaan näkyväksi. Jos tiimiläisten esimerkkejä ei näe eikä kuule, niistä ei saa yllykettä.

Ranskalaisinsinööri, sosiaalipsykologian perustajiin kuuluva Maximilian Ringelman havaitsi tämän tutkimuksissaan vuosina 1882 – 1887. Hän selvitti hevosten vetokykyä –  tai ennemmin vetohalua. Aluksi mitattiin eläinten voimia yksittäin ja sitten erilaisissa yhdistelmissä. Yksin hevonen antoi kokeessa itsestään enemmän kuin kaksi heppaa vetämässä samaa yhdessä. Ringelmann toisti tämän ihmisillä. Köydenvetäjien teho yksilöinä putosi, mitä enemmän porukkaa oli.  Jos yksinään mies antoi kaikkensa, niin parina yksilöt antoivat vain 93% kaikestaan ja triona 85%.

Sosiaalinen löysäily

Vetoporukoissa siis laistettiin, koska laiskottelusta ei jäänyt kiinni. Rolf Dobelli lainaa kirjassaan Selkeän ajattelun taito tutkimuksia sosiaalisesta löysäilystä. Hänen tiivistelmänsä mukaan porukassa löysäillään, kun yksilön suoritus katoaa ryhmän toimintaan.

Selkärangan ulkoistamista voi toteuttaa myös itselle asettamilla säännöillä. Kyky jatkuvaan, vakaaseen suoritukseen on nyt koetuksella. Selkeät rutiinit työpäivän kulkuun auttavat, kun katse alkaa harhailemaan. Epävarmuuden vallitessa tutut peukalosäännöt voivat olla paras ohje. Rutiineja voimistaa, jos aikataulut ovat näkyvillä, ja tavoista on muillekin kerrottu.

Tapamme järjestellä töitä ei palaa enää koronaa edeltävään aikaan. Kokeilemme nyt uusia keinoja pärjätä yksilöinä ja ryhminä. Työpaikkojen dynamiikka jatkaa muutostaan.  Digitalisaatioloikasta on seurannut työnjärjestelyravi. Toivottavasti pysymme siinä ohjastajan paikalla.

Antti Sillanpää

Lisää aiheesta:

https://www.davidafields.com/walk-the-dog-backwards-accomplish-far-more-with-less-effort

https://en.wikipedia.org/wiki/Max_Ringelmann

Rolf Dobelli, Selkeän ajattelun taito, 2012 (Die Kunst des klaren Denkens, 2011), HS kirjat

https://www.higheredjobs.com/articles/articleDisplay.cfm?ID=1411

Thomas Kahnemann, Ajattelu, nopeasti ja hitaasti, 2013 (Thinking, Fast and Slow, 2013), Terra Cognita

Photo by Kameron Kincade on Unsplash

The post Etätyöläisen ulkoistettu itsekuri – miksi koirien tulisi joskus tehdä päätökset puolestasi appeared first on Linkitin Oy.